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Comment mettre en place un contrat complémentaire santé collectif obligatoire ?

La mise en place d'un contrat collectif santé obligatoire doit respecter des règles précises pour pouvoir bénéficier des avantages fiscaux et sociaux qui y sont attachés.
Rien d'insurmontable, rassurez-vous, mais une procédure et des étapes à respecter pour ne pas risquer d'être, un jour, embêté lors d'un contrôle URSSAF.

Etape 1 : Etudier et respecter ce que peut imposer votre convention collective

De nombreuses branches professionnelles ont, au plan national voire régional ou départemental, négocié des accords entre partenaires sociaux sur la nature des couvertures complémentaire santé à proposer aux salariés de la branche. Ces accords de branches définissent généralement une couverture minimale et peuvent dans certains cas recommander un ou plusieurs assureurs.

Sachez que quel que soit l'assureur « recommandé » par l'accord de branche, votre entreprise reste totalement libre de choisir celui qu'elle souhaite du moment qu'elle respecte les conditions de couverture minimale imposée par l'accord.

Pour trouver votre convention collective (à jour avec ses derniers avenants), consultez www.legifrance.fr.

Si vous voulez connaître les garanties minimum exigées par votre convention collective, vous pouvez également nous contacter :

Etape 2 : Déterminer le mode de mise en place de votre mutuelle d'entreprise obligatoire

La mise en place du contrat collectif obligatoire doit respecter un certain formalisme juridique.

Trois possibilités sont offertes aux entreprises pour cette mise en place en fonction de leur souhait d'intégrer plus ou moins la complémentaire santé obligatoire dans la négociation sociale au sein de l'entreprise :

  1. Une accord d'entreprise : il est le résultat d'une négociation entre l'employeur et les salariés via les représentants du personnel ou les représentants des syndicats représentatifs.
     
  2. Un référendum : le projet de couverture complémentaire santé est soumis à l'approbation des salariés. Pour être adopté, il doit être ratifié par la majorité des salariés inscrits.
     
  3. Une décision unilatérale de l'employeur : la décision doit être rédigée de manière très complète (voir étape 5).
Etape 3 : Définir quelle(s) population(s) vous souhaitez couvrir

Inutile de tergiverser, tous les salariés de votre entreprise doivent être couverts d'ici au 1er Janvier par un contrat complémentaire santé obligatoire. Le régime étant obligatoire, vous ne pouvez pas en limiter l'accès en fonction de critères relatifs à la durée du travail, à la nature du contrat de travail, à l'âge du salarié ou à une ancienneté supérieure à douze mois.

Ceci dit, plusieurs choix s'offrent à vous :

  1. Vous pouvez n'avoir qu'une couverture unique pour l'ensemble des salariés ou choisir des couvertures différentes pour des catégories distinctes de salariés (appelées collèges : cadres et non cadres par exemple).
     
  2. Vous pouvez prévoir une ou plusieurs dispenses d'affiliation au profit des salariés en CDD, des travailleurs saisonniers, des salariés bénéficiant d'une couverture complémentaire obligatoire dans le cadre d'un autre emploi (salarié employeurs multiples) : attention, ces dispenses d'affiliation devront être listées dans l'acte juridique fondateur pour être valide (voir Etape 7).
     
  3. Vous pouvez choisir de ne couvrir de manière obligatoire que vos seuls salariés (votre participation financière se limitera à ces derniers) ou couvrir de manière obligatoire vos salariés et leurs ayants droit (conjoints, enfants). Dans ce dernier cas, si vous obligez ces derniers à rejoindre le contrat la participation financière de votre entreprise devra évidemment s'étendre à eux.
     
  4. Enfin si de nombreux salariés disposent d'une couverture personnelle qu'ils ne souhaitent conserver,  en choisissant de mettre en place votre contrat par Déclaration Unilatérale de l'Employeur (DUE), vous ouvrirez à ses salariés la possibilité de ne pas rejoindre le contrat d'entreprise et conserver leur couverture personnelle (art.11 loi n°89-1009 31/12/1989 dite Loi Evin). A l'inverse, si vous optez pour un Accord d'Entreprise ou Référendum, vos salariés seront (sauf dispenses d'affiliation particulières) obligés d'abandonner leur couverture préalable pour rejoindre le contrat mis en place au sein de l'entreprise.
Etape 4 : Définir le montant de la participation de l'employeur

A compter du 1er janvier 2016, l'employeur doit prendre en charge 50% minimum de la cotisation de la complémentaire santé de l'entreprise. A l'inverse, il n'y a pas de maximum, l'employeur pouvant financer l'intégralité de la cotisation s'il le souhaite.

Cette participation de l'employeur à hauteur de 50% minimum est une règle nouvelle qui prend effet à compter du 1er janvier 2016. Toutes les entreprises qui disposaient déjà d'un contrat collectif obligatoire avec une participation inférieure à 50% doivent obligatoirement revoir leur contrat pour le mettre en conformité.

Bon à savoir :
La part payée par l'employeur n'est ni soumise à charge sociale ni à l'impôt sur les Sociétés du moment que le contrat à un caractère collectif (non personnel) et obligatoire. Par contre, depuis janvier 2013, la part payée par l'employeur doit être intégrée dans le salaire imposable des salariés.

 

Etape 5 : Choisir la cotisation le plus adaptée

Un contrat collectif obligatoire propose toujours plusieurs types de cotisation. Cela permet à l'entreprise de retenir la plus intéressante pour elle en fonction de population à couvrir.

La cotisation est soit exprimée en pourcentage du Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale (PMSS) soit en euros. Sauf cas rares (comme les ouvriers du bâtiment), la cotisation n'est pas dépendante du salarié.

Parmi les cotisations généralement proposées par les assureurs :

► Cotisation uniforme (appelée également cotisation forfaitaire ou cotisation unique) :
La cotisation est la même pour chaque salarié quelle que soit sa situation familiale (célibataire sans enfant ou marié avec 3 enfants).

► Cotisation Isolé Famille :
Dans ce cas, la cotisation est différente pour les célibataires (isolé) et ceux qui ne le sont pas (couple, famille monoparentale ou biparentale sont donc regroupés sous l'appellation Famille).

► Cotisation Isolé - Couple - Famille :
Sa structure parle d'elle même. Dans les familles l'on trouve toutes les cellules familiales comptant des enfants, qu'il y ait un ou 2 parents.
Autour de cette structure la plus commune vous pouvez trouver certaines variations comme la structure 1 personne - 2 personnes - 3 personnes et plus (2 personnes pouvant s'entendre dans ce cas soit comme 2 adultes soit comme 1 adulte et un enfant).

► Cotisation Adulte - Enfant :
La cotisation est dans ce cas strictement adaptée à la situation familiale de chaque salarié.
En général seuls les 2 premiers enfants sont payant, la gratuité intervenant à partir du 3ème enfant).

 

Bon à savoir :
Les solutions complémentaire santé Néo Entreprises de CNM Prévoyance Santé propose ces 4 types de cotisation.

Etape 6 : Sélectionner l'organisme assureur et les garanties qui vous conviennent le mieux

Différentes catégories d'assureur peuvent vous proposer des contrats complémentaires santé collectifs et obligatoires : sociétés d'assurance, institution de prévoyance et mutuelles. Les institutions de prévoyance et les mutuelles présentent l'avantage de ne pas rechercher à faire des profits de leurs activités (ce sont des acteurs non lucratifs).

Dans tous les cas, privilégiez un acteur connaissant bien le secteur Entreprises qui met à votre disposition des conseillers experts facilement disponibles qui sauront vous accompagner lors de la mise en place du contrat.

Choisissez également l'organisme assureur en fonction de sa capacité à :

  • vous proposer une offre souple, parfaitement adaptable aux contraintes et souhaits de votre Entreprise,
  • offrir à vos salariés une excellente qualité de service : simplicité et rapidité des procédures de remboursement, tiers payant généralisé, services étendus d'information, gestion et communication notamment par internet, accès à des réseaux de soins à tarifs privilégiés…
     
Etape 7 : Rédiger et diffuser l'acte juridique fondateur

Quel que soit le mode de mis en place choisi (et donc même en cas de Décision Unilatérale de l'Employeur), l'ensemble des caractéristiques du contrat doivent être décrites dans l'acte juridique fondateur du régime.

Ce dernier doit ainsi préciser :

  • Les catégories de salariés affiliés (et s'il y a plusieurs collèges, les critères objectifs distinguant les collèges entre eux),
  • Les dispenses d'affiliation (variables en fonction du mode de mise en place retenu voir Etape 3)
  • Les conditions de prise en charge du conjoint et des enfants (voir Etape 3)
  • La répartition de la prise en charge de la cotisation entre la part employeur et la part salariale (voir Etape 4)
  • Le mode de cotisation (voir Etape 5)
  • Les éventuels délais de résiliation et/ou de dénonciation,
  • Le choix de l'organisme assureur (voir étape 6)

Cet acte juridique fondateur doit être notifiée à l'ensemble des salariés concernés. En qualité d'employeur, vous devez être en mesure de témoigner, lors d'un contrôle URSSAF par exemple, que cette information personnalisée a bien été réalisée. Pour ce faire, une liste d'émargement peut être constituée.

Etape 8 : Distribuer à chaque salarié la notice d'information remise par l'assureur

C'est la dernière obligation dont vous devrez vous acquitter.

Une fois le contrat souscrit, vous devez en effet distribuer à chaque salarié assuré un exemplaire de la notice contenant le détail des garanties et les conditions de fonctionnement du contrat. Une nouvelle notice (ou un avenant à la notice initiale) devront être communiqué à chaque modification du contrat.